A társasházakra vonatkozó adatvédelmi, adatkezelési szabályokat a társasházakról szóló 2003. évi CXXXIII. törvény, a GDPR, valamint az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Info. tv.) tartalmazza. Az alábbiakban a társasházi adatkezeléssel kapcsolatos legfontosabb kérdésekről találnak rövid összefoglalót. Az összefoglaló a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság által kiadott tájékoztatás alapján készült.
Társasház adatkezelés GDPR alapján 1.) kérdés
A közös képviselő év közben, tulajdonosi érdeklődésre bemutathatja-e egy másik tulajdonos könyvelésben nyilvántartott közös költség hátralékát, illetőleg arról szóban adhat-e felvilágosítást?
Az Info tv. szerint személyes adat főszabály szerint vagy az érintett hozzájárulása, vagy törvény (vagy törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben – helyi önkormányzat rendelete) alapján kezelhető. Az Info tv. alapján az adatkezelő megfelelő intézkedéseket köteles tenni a jogosulatlan hozzáférések megakadályozására. A jogharmonizációnak köszönhetően a GDPR szabályaival összhangban került módosításra az Info. törvény.
Ebben az esetben az adatkezelés és hozzáférés a Társasházi törvényen alapul. A Társasházi tv. 28. § (1) e) pontja szerint az éves elszámolás elfogadásáról a közgyűlés határoz. Szükségszerű tehát, hogy az éves elszámolás elfogadása érdekében a közgyűlésen szavazati joggal rendelkező tulajdonostársak megismerhessék az elszámolásban szereplő adatokat, így a közös költségekhez való hozzájárulás előírását és teljesítését a tulajdonostársak nevének feltüntetésével. Ekkor tehát a közgyűlés tagjainak, vagyis a tulajdonostársaknak lehetőségük van arra, hogy megismerjék azt, hogy név szerint melyik tulajdonostársnak mennyi közös költség hátraléka van. Nincsen jogszabályi akadálya annak sem, hogy a tulajdonostársak megismerjék a könyvelésbe történő betekintés útján, vagy a postaládába dobott, lezárt tájékoztató útján, vagy egyéb zárt módon azon személyek kilétét, akik a közös költségek fizetésében hátralékkal rendelkeznek, valamint hátralékuk összegét, továbbá azok névsorát, akik a befizetési kötelezettségüket rendszeresen határidőben teljesítik.
Társasházi adatkezelés és személyiségi jogok
A közös képviselő és a tulajdonostársak is kötelesek a személyiségi jogokat tiszteletben tartani a közös tulajdon üzemeltetésével kapcsolatban tudomásukra jutott adatokkal kapcsolatban. A személyes adatok csak célhoz kötötten használhatóak fel. A fentiek alapján a tájékoztatás akkor jogszerű, ha az a társasház költségvetésének megismeréséhez szükséges. További együttes feltétel, hogy nem teszi lehetővé azt, hogy a tulajdonostársakon kívül más, arra jogosulatlan személy is megismerhesse a személyes adatot tartalmazó közös költség elszámolást. A tájékoztatási jog gyakorlásának részletszabályait a társasház szervezeti és működési szabályzatának (a továbbiakban: „SZMSZ”) kell tartalmaznia. Az SZMSZ-t a Hatóság felülvizsgálhatja adatkezelési szempontból. A NAIH a Társasház adatkezelési dokumentációját felülvizsgálja. Ennek során felhívást intézhet a jogszerű állapot elérése érdekében. A Társasházi törvény 27/A § (1)-(2) bekezdései alapján a jegyző hatásköre a társasházak törvényességi felügyelete.
Társasház adatkezelés GDPR alapján 2.) kérdés
A közös képviselő a bérlő/tulajdonos közös költség hátralékát közölheti-e év közben csak és kizárólag egyetlen tulajdonos/bérlő hátralékát egy egyszerű kiragasztás által, nem a tárgyévi beszámoló keretei között?
A fenti kérdéshez adott válasz irányadó itt is, a következő kiegészítéssel. A Hatóság következetes gyakorlata szerint ezen adatoknak a faliújságon vagy más nyilvános helyen történő közzététele jogszabályt sért. Ennek oka, hogy ezeket az adatokat nem csak az arra jogosultak láthatják, hanem bárki, aki a társasház aulájában jár. Adatvédelmi szempontból aggályos a költséghátralékkal rendelkező személyek nevének, tartozásaik összegének a lépcsőházban történő kifüggesztése. Amennyiben ezt a kifüggesztést az SZMSZ engedélyezi, az jogsértőnek tekintendő.
Társasház adatkezelés GDPR alapján 3.) kérdés
Adható-e minden tulajdonosnak teljes betekintést nyújtó hozzáférés egy web alapú társasházkezelő rendszerben, amelyben a teljes könyvelésre, illetve az egyéni tulajdonosi közös költség egyenlegekhez is hozzáférnek a tulajdonosok? Ezzel kapcsolatban a számvizsgáló bizottság tagjai alá kell-e írjanak külön titoktartási nyilatkozatot?
A célhoz kötöttség és a webes felülethez történő biztonságos hozzáférés és azonosítás szükséges a jogszerű adatkezeléshez. Megfelelő technikai megoldásokat kell alkalmazni arra, hogy kizárólag az arra jogosultak érhessék el a kérdéses adatokat. A céltól eltérő módon senki sem használhatja fel az így megszerzett személyes adatokat (pl. harmadik személynek továbbítás, aki nem jogosult azt megismerni). A számvizsgáló bizottság tagjai esetén meg kell különböztetni a tulajdonostársakat és a harmadik személyeket. Tulajdonostárs esetén – aki jogosult az adatok megismerésére – a titoktartás szempontjából a fentebb kifejtett célhoz kötött adatkezelés elve és az illetéktelen személy részére továbbítás tilalma irányadó. A társasház könyvelőjére, esetleg megbízott könyvvizsgálójára a szakmai szabályokon felül a vele kötött megbízási szerződés titoktartási rendelkezései irányadók. Emiatt egyik esetben sem szükséges külön titoktartási nyilatkozat.
Társasház adatkezelés GDPR alapján 4.) kérdés
Jogszerű-e az az eljárás, amelyben a társasház üzemeltetési pénzforgalmi számlájának havi banki kivonatát minden tulajdonos számára elérhetővé teszi a társasházkezelő a web alapú online rendszerben és onnan az bármikor szabadon letölthető PDF formátumban?
A célhoz kötöttség és a webes felülethez történő biztonságos hozzáférés és azonosítás szükséges a jogszerű adatkezeléshez. Megfelelő technikai megoldásokat kell alkalmazni arra, hogy kizárólag az arra jogosultak érhessék el a kérdéses adatokat. A céltól eltérő módon senki sem használhatja fel az így megszerzett személyes adatokat (pl. harmadik személynek továbbítás, aki nem jogosult azt megismerni).
Társasház adatkezelés + 1 kérdés
Mit tartalmaz a Társasházi törvény a szervezeti-működési szabályzatról az adatkezelés vonatkozásában?
A Társasházi törvény 22. §-a tartalmazza, hogy a szervezeti-működési szabályzat előírhatja, hogy a tulajdonostárs köteles a közös képviselőnek vagy az intézőbizottság elnökének bejelenteni:
- külön tulajdona tekintetében a tulajdonosváltozást,
- lakcímét, az ingatlan-nyilvántartásban bárki által megtekinthető személyes adatát, illetőleg a jogi személy nyilvános adatát,
- a külön tulajdonát bérlő, használó személy (a továbbiakban: bérlő) b) pontnak megfelelő adatát,
- a külön tulajdonában lakó személyek számát,
- haszonélvezettel terhelt tulajdon esetében a haszonélvező személy nevét.
A 3.) és 4.) pontjaiban említett adatok bejelentése akkor írható elő, ha a közüzemi szolgáltatás, illetőleg a központi fűtés- és melegvíz-szolgáltatás díja a bérlőt terheli. Akkor is előírható ha e díjakat a bentlakó személyek száma szerint kell a tulajdonostársak között megosztani. A tulajdonostárs köteles a bérlőt a rá vonatkozó adat bejelentéséről – ha erre vonatkozóan az SZMSZ kötelezést tartalmaz – tájékoztatni.
Ha a bérlő – írásbeli felszólítás ellenére – a fizetési kötelezettségének nem tesz eleget, a keletkezett hátralék összegének megfizetéséért az érintett tulajdonostársnak helytállási kötelezettsége áll fenn. A bérlő írásbeli felszólítására, illetőleg a hátralék megfizetésére vonatkozó részletes előírásokat a szervezeti-működési szabályzatban kell megállapítani.
Az SZMSZ az adatbejelentés megtételére a birtokbavételt, illetőleg a tulajdonjog ingatlan-nyilvántartásba történő bejegyzését követő 15-60 nap közötti határidőt állapíthat meg.
A közös képviselő, illetőleg az intézőbizottság elnöke felhatalmazást kap arra, hogy az említett adatokról nyilvántartást vezessen. A közös képviselő (az intézőbizottság elnöke) a nyilvántartásba vett adatokról kizárólag a közüzemi szolgáltató, a központi fűtés- és melegvíz szolgáltatója, valamint a bíróság részére adhat tájékoztatást.
Ha a tulajdonostárs vagy a volt tulajdonostárs, illetőleg a bérlő vagy a volt bérlő a közös költség tartozását, illetőleg a közüzemi szolgáltatásra, a központi fűtés- és melegvíz-szolgáltatásra fennálló díjtartozását kiegyenlítette, a közös képviselő (az intézőbizottság elnöke) a részére bejelentett és a tartozással összefüggő adatot haladéktalanul köteles törölni.
Jelen tájékoztatás nem teljes körű. Kérdéseivel, jogi problémájával keresse irodánkat bizalommal.
Miben tudunk segíteni társasházakkal kapcsolatban?
Társasházak adatkezelése körében a teljes adatkezelési dokumentáció elkészítését vállaljuk, akár rövid határidővel. Társasházi alapító okiratok elkészítése, módosítása során is közreműködünk. Szervezeti- működési szabályzat, valamint házirend elkészítése és módosítása is a tevékenységi körünkbe tartozik. Rendelkezésre állunk továbbá földhivatali ügyintézés, jogi tanácsadás során. Társasházakat érintő peres ügyekkel is foglalkozunk. Társasházi és lakásszövetkezeti követeléskezeléssel is széles körben nyújtunk segítséget. Társasház-kelezés során felmerülő polgári jogi, adatvédelmi jogi tanácsadással széles körben foglalkozunk. Keressenek minket bizalommal elérhetőségeinken.
A társasházi kamerafelvételekkel kapcsolatos cikkünket ide kattintva olvashatják.
Frissítve: 2023.11.06.